Zarządzenie Nr 207 / IV / 04
Burmistrza Miasta i Gminy w Skwierzynie
Z dnia 31 grudnia 2004r.
W sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Skwierzynie
Na podstawie art. 33 ust. 2 Ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( tekst jedn. Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zmianami ) zarządzam :
§ 1
Nadać Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Skwierzynie w następującym brzmieniu :
1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Skwierzynie określa:
1) zakres działania i zadania Urzędu Miasta i Gminy w Skwierzynie,
2) organizację Urzędu,
3) zasady funkcjonowania Urzędu,
4) zakres działania kierownictwa Urzędu i poszczególnych referatów oraz stanowisk pracy w Urzędzie.
2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Skwierzyna,
2) Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Skwierzynie,
3) Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, - należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Miasta i Gminy w Skwierzynie, Zastępcę Burmistrza Miasta i Gminy , Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy,
4) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy w Skwierzynie.
3. Urząd jest jednostką budżetową Gminy.
4. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
5. Siedzibą Urzędu jest Skwierzyna, ul. Rynek 1 .
6. Urząd jest czynny w dniach roboczych od poniedziałku do piątku w godzinach od godz. 8.00 do godz.16.00.
7. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele, święta i dni dodatkowo wolne od pracy w godzinach od 9 do 17.
8. Urząd stanowi aparat pomocniczy Rady, jej komisji i Burmistrza.
9. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie :
1) zadań własnych,
2) zadań zleconych,
3) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej (zadań powierzonych)
4) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia międzygminnego,
5) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów.
10. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy, w wykonywaniu ich zadań i kompetencji. W szczególności do zadań Urzędu należy:
1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy,
2) wykonywanie - na podstawie udzielonych upoważnień - czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy,
3) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków.
4) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy, oraz innych aktów organów gminy,
5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy
6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji,
7) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,
8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:
a. przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,
b. prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
c. przechowywanie akt,
d. przekazywanie akt do archiwów,
9) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.
11. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i samodzielne stanowiska pracy:
1) Referat Finansowo – Budżetowy ( FB ), w skład którego wchodzą następujące stanowiska pracy :
a) Kierownik Referatu – Skarbnik Gminy
b) Zastępca Skarbnika – Główny księgowy Urzędu,
c) Stanowisko ds. księgowości budżetowej,
d) Stanowisko ds. księgowości budżetowej,
e) Stanowisko ds. księgowości podatkowej,
f) Stanowisko ds. podatków i opłat lokalnych
g) Stanowisko ds. płac
h) Stanowisko ds. podatków i opłat lokalnych,
i) Stanowisko ds. obsługi kasowej Urzędu;
2) Referat Rozwoju Gospodarczego ( RG ), w skład którego wchodzą następujące stanowiska pracy :
a) Kierownik Referatu – stanowisko ds. inwestycji,
b) Stanowisko ds. budownictwa,
c) Stanowisko ds. drogownictwa i planowania przestrzennego,
d) Stanowisko ds. obrotu nieruchomościami,
e) Stanowisko ds. zarządzania mieniem komunalnym.
3) Referat Spraw Społecznych ( RS ), w skład którego wchodzą następujące stanowiska pracy :
a). Kierownik Referatu – Stanowisko ds. oświaty
b). Pełnomocnik Burmistrza ds. przeciwdziałania alkoholizmowi i patologii społecznych,
c). Stanowisko ds. wydawnictw i promocji,
d). Stanowisko ds. kultury i kontaktów z mediami,
e). Stanowisko ds. sportu, turystyki i współpracy zagranicznej,
g). Kierowca autobusu.
4) Referat Usług Komunalnych ( RK ), w skład którego wchodzą następujące stanowiska pracy :
a). Kierownik Referatu – stanowisko ds. programów unijnych,
b). Stanowisko ds. gospodarki komunalnej i rolnictwa,
c). Stanowisko ds. architektury terenów zielonych i ochrony środowiska.
5) Referat Organizacyjny ( RO ), w skład którego wchodzą następujące stanowiska pracy
a). Kierownik Referatu – Sekretarz Gminy,
b). Zastępca Kierownika - Stanowisko ds. administracyjnej obsługi Urzędu i archiwum zakładowego, urzędnik wyborczy,
c). Stanowisko ds. obsługi Rady Miejskiej,
d). Stanowisko ds. kadr, Pełnomocnik ochrony informacji niejawnych,
e). Stanowisko ds. obsługi Biura Obsługi Interesanta,
f). Stanowisko ds. ewidencji działalności gospodarczej,
g). Stanowisko ds. ewidencji ludności,
h). Stanowisko ds. dowodów osobistych,
i). Stanowisko ds. obrony cywilnej, spraw obronnych i zarządzania kryzysowego,
j). Stanowisko ds. bhp i ppoż,
k). Kierowca autobusu,
l). Palacz c. o.,
ł). Robotnik gospodarczy,
m). Robotnik gospodarczy,
n). Robotnik gospodarczy ds. targowiska miejskiego.
6) Samodzielne stanowiska pracy :
a) Stanowisko ds. obsługi Sekretariatu Burmistrza ( BS ),
b) Stanowisko asystenta Burmistrza ( BA ),
c) Stanowisko ds. zamówień publicznych (ZP 1),
d) Stanowisko ds. zamówień publicznych (ZP 2),
e) Stanowisko ds. kontroli wewnętrznej, ( KW ),
7) Urząd Stanu Cywilnego (USC),
8) Straż Miejska ( SM ).
12. Przy sporządzaniu pism w referatach oraz na stanowiskach pracy, sporządzający posługuje się w/w odpowiednimi znakami skrótów nazw referatów i stanowisk pracy w oznaczeniu pisma.
13. Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik do Regulaminu.
14. Urząd działa w oparciu o następujące zasady:
1) praworządności,
2) służebności wobec społeczności lokalnej,
3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4) jednoosobowego kierownictwa,
5) planowania pracy,
6) kontroli wewnętrznej,
7) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne referaty
oraz wzajemnego współdziałania,
15. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.
16. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
17. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.
18. Urzędem kieruje Burmistrz na zasadzie jednoosobowego kierownictwa. Burmistrz kieruje Urzędem poprzez wydawanie zarządzeń, poleceń służbowych i pism okólnych.
19. Zastępca Burmistrza , Skarbnik, Sekretarz i kierownicy referatów tworzą zespół doradczy Burmistrza. Posiedzenia zespołu doradczego z Burmistrzem – posiedzenia kierownictwa Urzędu, odbywają się co najmniej dwa razy w miesiącu i są protokołowane.
20. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne referaty i wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa Regulamin kontroli wewnętrznej ustalany odrębnym zarządzeniem Burmistrza.
21. Referaty realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej. Referaty są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.
22. Zakresy zadań Zastępcy Burmistrza, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy:
1) Zastępca Burmistrza podejmuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza. Zastępca Burmistrza wykonuje inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza. Zastępca Burmistrza nadzoruje pracę Referatu Usług Komunalnych oraz Referatu Spraw Społecznych.
2) Sekretarz nadzoruje pracę Straży Miejskiej oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy. Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:
a. opracowywanie projektów zmian Regulaminu,
b. kierowanie pracą Referatu Organizacyjnego,
c. opracowywanie projektów podziału referatów na stanowiska pracy,
d. opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy ,
e. nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr,
f. przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,
g. nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał Rady Miejskiej i Zarządzeń Burmistrza,
h. wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych
i. koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupem środków trwałych,
j. koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,
k. wykonywanie zadań Pełnomocnika Burmistrza ds. jakości.
l. wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
3) do zadań Skarbnika należy:
a. wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
b. kierowanie pracą Referatu Finansowo-Budżetowego,
c. nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu gminy,
d. kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty
e. współdziałanie w opracowywaniu budżetu,
f. współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej
g. wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza
23. Zadania kierowników referatów :
1) Kierownicy poszczególnych referatów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań referatów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.
2) Kierownicy referatów odpowiadają w szczególności za organizacje pracy referatu i terminowość załatwiania spraw.
3) Kierownicy poszczególnych referatów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi.
4) Ogólne obowiązki kierowników referatów jako przełożonych służbowych określa Regulamin Pracy Urzędu.
24. Do wspólnych zadań referatów należy :
1) przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów gminy, a w szczególności:
a). prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
b). pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady, Burmistrzowi i jednostkom pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań,
c). współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,
d). przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,
2) Przestrzeganie polityki jakości oraz procedur i instrukcji określonych w Księdze Jakości,
3) współdziałanie z Sekretarzem w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników danego referatu,
4) przechowywanie akt,
5) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
6) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,
7) prowadzenie rejestrów skarg, wniosków i listów wpływających do danego referatu,
8) prowadzenie rejestru przyjmowanych przez dany referat podań kierowanych przez obywateli do innych organów,
9) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,
10) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu,
11) wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Burmistrza.
25. Do zadań Referatu Finansowo-Budżetowego należy :
1) przygotowywania materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Burmistrza,
2) udzielanie pomocy Burmistrzowi w wykonywaniu budżetu Gminy ,
3) zapewnianie obsługi finansowo-księgowej i kasowej Urzędu,
4) uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy,
5) przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków z zakresu sprawozdawczości,
6) sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,
7) prowadzenie ewidencji mienia komunalnego.
8) prowadzenie ksiąg rachunkowych,
9) rozliczanie inwentaryzacji
10) dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego,
11) przygotowywanie sprawozdań finansowych,
12) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
13) wymiar i pobór podatków i opłat lokalnych ,
14) prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,
15) gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,
16) przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat
17) podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,
18) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych
19) przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat
20) przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat,
21) opracowywanie wniosków o udzielenie pomocy publicznej dla przedsiębiorców,
22) wydawania zaświadczeń o stanie majątkowym.
26. Do zadań Referatu Organizacyjnego należy :
1) administarcyjno-gospodarcza obsługa Urzędu,
2) utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
3) prowadzenie adaptacji, remontów i napraw oraz konserwacja budynku Urzędu, pomieszczeń i inwentarza biurowego,
4) analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
5) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
6) prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
7) prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
8) prowadzenie księgi inwentarzowej,
9) prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych i imiennych,
10) zadania związane z ochroną przeciwpożarową Urzędu,
11) prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
12) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
13) prowadzenie archiwum zakładowego
14) zapewnienie obsługi administracyjnej Rady, jej komisji oraz sprawy kancelaryjno-techniczne a w szczególności:
a. przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie referatami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady, jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady,
b. przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę Miejską,
c. przekazywanie - za pośrednictwem Sekretariatu - korespondencji do i od Rady i jej komisji oraz poszczególnych radnych,
d. przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,
e. podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i jej komisji,
f. protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań.
g. prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady i komisji Rady ,
h. prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
i. organizowanie szkoleń radnych,
15) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu, a w szczególności:
a. prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
b. organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników
c. przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
d. przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
e. zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
f. przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy
g .ewidencja czasu pracy pracowników
h. kompletowanie wniosków emerytalno- rentowych.
16) pełnienie funkcji doradczych i kontrolnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy a w szczególności :
a. okresowa analiza stanu bhp,
b. stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
c. przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
d. zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
e. przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń instrukcji dotyczących bhp,
f. rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
g. udział w dochodzeniach powypadkowych,
17) zapewnienie ochrony informacji niejawnych i ochrony danych osobowych,
ochrona systemów i sieci informatycznych,
18) zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu,
19)kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
20) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
21) opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,
22) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,
23) obsługa informatyczna pracy Urzędu,
24) nadzór nad wdrożeniem systemu zarządzania jakością ISO 9001-2000,
25) ustalanie i przeprowadzanie auditów wewnętrznych w UMiG
26) proponowanie działań w zakresie doskonalenia systemu zarządzania jakością.
27) przeprowadzanie procedury wyborów i referendum na terenie Gminy,
28) prowadzenie Biura Obsługi Interesantów,
29) prowadzenie spraw z zakresu administracji zleconej ( rządowej ) :
a. ewidencji ludności,
b. dowodów osobistych,
30) ewidencja działalności gospodarczej
31) zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,
32) targi i targowiska,
33) przyjmowania pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora,
34) realizacja zadań gminy z zakresu ustawy o organizacjach pożytku publicznego i wolontariacie.
35) sprawy obronne, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego, a w szczególności dotyczące:
a. przygotowania ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,
b. współdziałania z organami wojskowymi,
c. przysługujących żołnierzom i członkom ich rodzin zasiłków na utrzymanie rodziny oraz pokrywania należności mieszkaniowych i opłat eksploatacyjnych,
d. tworzenia formacji obrony cywilnej,
e. nakładania obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,
f. świadczeń na rzecz obrony,
g. udzielania pomocy i informacji wojskowym organom emerytalnym
h. zakwaterowania sił zbrojnych,
i. akcji kurierskiej, administracji rezerw osobowych w tym rejestracji, poboru i ewidencji,
j. poboru, orzekania o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzeniem gospodarstwa rolnego i uznaniem za jedynego żywiciela,
k. opracowywanie planów kryzysowych w tym gminnego planu przeciwpowodziowego.
27. Do zadań Referatu Rozwoju Gospodarczego :
1) gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomości, ,
2) gospodarowaniem i zarządzaniem komunalnymi gruntami zabudowanymi i przeznaczonymi w planach zagospodarowania przestrzennego pod zabudowę, w tym ich zbywania, oddawania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie i w zarząd,
3) ustalaniem ich wartości, cen i opłat za korzystanie z nich,
4) organizowaniem przetargów na nieruchomości komunalne,
5) nabywaniem nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy,
6) komunalizacją gruntów,
7) prowadzeniem ewidencji gruntów komunalnych,
8) tworzeniem zasobów gruntów na cele zabudowy,
9) zagospodarowaniem wspólnot gruntowych,
10) przygotowywanie materiałów do dokumentów planistycznych Gminy,
11) koordynacja i obsługa działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych,
12) koordynacja i obsługa działań związanych z wprowadzaniem zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
13) przechowywanie planu zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie odpisów i wyrysów,
14) prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
15) ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i przygotowanie wyników tej oceny oraz analiza wniosków w sprawach sporządzenia lub zmiany planu zagospodarowania przestrzennego,
16) prowadzenie spraw związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń planów zagospodarowania przestrzennego,
17) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,
18) prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz o inwestycji celu publicznego,
19) rejestrowanie decyzji dotyczących zagospodarowania terenu, wydawanych przez inne organy administracji publicznej oraz analizowanie ich zgodności z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania trenu,
20) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem nazw miejscowości, ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracji nieruchomości
21) zarządzaniem drogami gminnymi i ulicami miejskimi, w szczególności:
a. przygotowywanie projektów rozstrzygnięć, wniosków i stanowisk organów Gminy, dotyczących zaliczenia dróg i ulic do poszczególnej kategorii,
b. projektowanie przebiegu dróg,
c. budowę, modernizację i ochronę dróg,
d. zarządzanie drogami,
e. określanie szczególnego korzystania z dróg w tym wykorzystywania pasów drogowych na cele niekomunikacyjne,
f. koordynację i obsługę w współpracy z innymi zarządcami dróg publicznych.
g. Ustalenie opłat za zajęcie pasa drogowego.
22) opracowywania programów gospodarczych w tym wykonywania prac studialnych i prognostycznych,
23) planowanie inwestycji gminnych – zgodnie z Wieloletnim Programem Inwestycyjnym, Planem Rozwoju Lokalnego i Strategią Miasta i Gminy Skwierzyna,
24) administrowania, gospodarowania i zarządzania lokalami mieszkalnymi i użytkowymi oraz nieruchomościami budynkowymi,
25) współudział w zarządzaniu nieruchomościami wspólnot mieszkaniowych z udziałami Gminy,
26) przejmowania zakładowych budynków mieszkalnych,
27) egzekucji w sprawach lokalowych i usuwania skutków samowoli lokalowej,
28) przygotowywanie zaświadczeń o własności lokali,
29) przygotowywanie i opiniowanie decyzji dotyczących podziału i scalenia nieruchomości.,
30) zlecanie i nadzorowanie prac interwencyjnych na terenie Gminy,
31) ochrony gruntów rolnych i leśnych w tym:
a) przeznaczania gruntów na cele nierolnicze lub nieleśne
b) wyłączania gruntów z produkcji,
28. Do zadań Referatu Usług Komunalnych należy wykonywanie zadań z zakresu :
1) ochrony środowiska i ochrony przyrody, w tym:
a) zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów,
b) ograniczeń dotyczących maszyn i urządzeń technicznych,
c) ochrony powietrza atmosferycznego, wód i gleby,
d) opiniowania planów gospodarki odpadami,
e) aktualizacja gminnego planu gospodarki odpadami i planu ochrony środowiska,
2) pracowniczych ogrodów działkowych
3) ochrony gruntów rolnych i leśnych w tym:
a) rolniczego wykorzystania gruntów,
b) rekultywacji nieużytków oraz zdewastowanych i zdegradowanych i użyźniania innych gruntów,
4) tworzenia i utrzymywania terenów zielonych, zadrzewień, parków miejskich,
5) udzielanie informacji o środowisku,
6) planowanie i dysponowanie środkami z Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska,
7) edukacja ekologiczna mieszkańców,
8) przygotowywanie wniosków o środki pomocowe oraz środki unijne,
9) zbieranie i udostępnianie mieszkańcom gminy informacji o programach Unii Europejskiej.
10) przygotowywanie wniosków o pozyskanie środków zewnętrznych w zakresie ochrony środowiska, inwestycji i rolnictwa, w tym z Narodowego i Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska.
11) prowadzenie spraw dotyczących łowiectwa, leśnictwa,
12) zwalczania zaraźliwych chorób zwierzęcych,
13) nasiennictwa,
14) gospodarki wodnej,
15) melioracji wodnych,
16) ustalania stawek czynszów i opłat za lokale i nieruchomości budynkowe,
17) cmentarzy w tym cmentarzy wojennych,
18) ustalania opłat za wodę i odprowadzanie ścieków,
19) planowanie i organizowanie zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe,
20) przygotowywanie umów z przedsiębiorstwami energetycznymi w zakresie realizacji planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe,
21) oświetlenia na terenie Gminy,
22) utrzymania czystości i porządku na terenie Gminy,
23) utrzymania urządzeń sanitarnych,
24) usuwania i oczyszczania ścieków komunalnych,
25) wysypisk i unieszkodliwiania odpadów komunalnych,
26) opracowywanie wytycznych do planów inwestycyjnych,
27) współpraca i nadzór nad Zakładem Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Skwierzynie, Zakładem Energetyki Cieplnej Sp. z o.o. w Skwierzynie.
28) wyposażaniem gruntów w urządzenie komunalne,
29) prowadzenie i nadzorowanie inwestycji gminnych – zgodnie z Wieloletnim Programem Inwestycyjnym, Planem Rozwoju Lokalnego i Strategią Miasta i Gminy Skwierzyna,
30) określanie cen urzędowych za usługi przewozowe gminnego transportu zbiorowego oraz za przewozy taksówkami a także określanie stref cen obowiązujących przy przewozie osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi,
31) ustalanie czasu pracy placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych,
32) bieżący monitoring wykonywania budżetu i realizacji planów finansowych jednostek organizacyjnych gminy,
33) bieżący monitoring i analiza realizacji umów dotyczących usług komunalnych.
34) analiza funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych i spółek z udziałem gminy głównie pod względem ekonomicznym i kadrowym,
29. Do zadań Referatu Spraw Społecznych należy wykonywanie zadań gminy z zakresu :
1) zakładania, przekształcania i likwidowania gminnych jednostek oświatowych,
2) utrzymywania tych jednostek,
3) kształtowania sieci przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów,
4) zatwierdzania arkuszy organizacyjnych przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów,
5) zapewniania dzieciom do lat 6 rocznego przygotowania przedszkolnego,
6) zapewniania bezpłatnego transportu dzieci do i ze szkoły,
7) powierzania stanowisk kierowniczych w oświacie gminnej i odwoływania z tych stanowisk,
8) oceniania dyrektorów gminnych jednostek oświatowych,
9) zatrudniania dyrektorów tych jednostek jako pracowników – nauczycieli,
10) przyznawania pomocy socjalnej dzieciom i młodzieży, w tym dożywiania dzieci w szkołach oraz stypendiów i zasiłków,
11) prowadzenie spraw związanych z instytucjami kultury, dla których gmina jest organizatorem m.in. spraw tworzenia. łączenia, przekształcania i likwidacji instytucji kultury, nadawania im statutów oraz zapewnienia właściwych warunków działania, prowadzenie spraw dot. zakładania, utrzymywania i nadzorowania bibliotek publicznych,
12) ochrony dóbr kultury i muzeów,
13) rozwoju i promocji turystyki, sportu, rekreacji i wypoczynku za wyjątkiem pracowniczych ogrodów działkowych,
14) imprez masowych, zbiórek publicznych i zgromadzeń,
15) wychowania w trzeźwości i przeciwdziałania alkoholizmowi,
16) zwalczania chorób zakaźnych,
17) przyznawania komunalnych lokali mieszkalnych w tym socjalnych i zastępczych oraz zapewnienia w razie potrzeby czasowego zakwaterowania osób zwolnionych z zakładów karnych, zamiany lokali,
18) udział w postępowaniach sądowych dotyczących opróżnienia lokalu,
19) organizowanie akcji promocji zdrowia we współpracy z zakładami opieki zdrowotnej,
20) organizacja sieci podstawowej opieki zdrowotnej na terenie gminy, tworzenia i utrzymywania oraz przekształcania i likwidacji zakładów opieki zdrowotnej,
21) współpraca i nadzór nad Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Skwierzynie, NZOZ „ Szpital im. dr n. med. Radzimira Śmigielskiego” Sp. z o.o. w Skwierzynie, Skwierzyńskim Ośrodkiem Kultury oraz Ośrodkiem Sportu i Rekreacji w Skwierzynie,
22) opracowywania i realizacji projektów promocyjnych,
23) Prowadzenie wielokierunkowej działalności związanej z informacją i promocją dotycząca Miasta i Gminy Skwierzyna.
24) Koordynowanie współpracy władz samorządowych z lokalnymi podmiotami gospodarczymi i stowarzyszeniami.
25) Budzenie świadomości regionalnej, podtrzymywanie tradycji lokalnych świąt i imprez.
26) badanie, zbieranie i gromadzenie opinii mieszkańców dotyczących Miasta i Gminy Skwierzyna.
27) realizacja zadań wynikających z ustawy o samorządzie gminnym dotyczących promocji, współpracy zagranicznej i upowszechniania idei samorządowych, poprzez:
a. Wszelkie działania związane z kształtowaniem wizerunku gminy, jej prezentacja w mediach a także w innych gminach i za granicą.
b. Reprezentowanie gminy na targach krajowych i międzynarodowych.
c. Współpraca i kontakty z instytucjami i krajami Unii Europejskiej.
d. Koordynowanie działalności partnerskich z innymi gminami w kraju i za granicą.
e. Organizowanie konferencji krajowych i międzynarodowych, warsztatów, wykładów i seminariów.
f. Współpraca z organizacjami pozarządowymi w kraju i za granicą.
28) Prowadzenie działalności wydawniczej i publikatorskiej.
29) Prowadzenie badań socjologicznych dotyczących opinii mieszkańców o mieście i gminie.
30) Gromadzenie wiedzy i informacji dotyczących historii regionu.
31) Utworzenie izby pamięci Skwierzyny.
32) Organizacja wystaw lokalnych artystów i nie tylko.
a. przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
b. prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
a. realizacja zadań gminy wynikających z ustawy o pożytku publicznym i wolontariacie,
b. prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i listów wpływających do Urzędu,
c. prowadzenie centralnego rejestru Zarządzeń Burmistrza, upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez Burmistrza,
d. przygotowywanie pomieszczeń i obsługa - w tym protokołowanie - spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza,
e. przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych referatów.
f. prowadzenie dokumentacji związków gmin i stowarzyszeń, do których należy Gmina,
3). stanowisko ds. zamówień publicznych - Pełnomocnik Burmistrza ds. Zamówień Publicznych - prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem zamówień publicznych w zakresie ustalonym w Zarządzeniu Burmistrza o powołaniu Pełnomocnika Burmistrza ds. Zamówień Publicznych,
31. Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy prowadzenie spraw z zakresu akt stanu cywilnego i związanych z nimi spraw rodzinno - opiekuńczych, a w szczególności dotyczących:
1) rejestracji urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,
2) sporządzania aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego,
3) sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
4) przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych
5) przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
6) stwierdzania legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa,
7) wskazywania kandydata na opiekuna prawnego,
8) wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu.
32. Do zadań Straży Miejskiej należy :
1) ochrona spokoju i porządku w miejscach publicznych oraz estetycznego wyglądu obiektów i urządzeń użyteczności publicznej instytucji i zakładów pracy ( z wyjątkiem ochranianych przez innego rodzaju straże ) oraz posesji prywatnych i ich otoczenia na terenie miasta i gminy,
2) czuwanie nad porządkiem i kontroli ruchu drogowego – w zakresie określonym w przepisach o ruchu drogowym , a w szczególności kontrola prawidłowości parkowania przyczep mechanicznych i przyczep samochodowych,
3) współdziałanie z właściwymi podmiotami w zakresie ratowania zdrowia i życia obywateli , pomocy w usuwaniu awarii technicznych i skutków klęski żywiołowej oraz innych miejscowych zagrożeń,
4) ochrony obiektów komunalnych i obiektów użyteczności publicznej,
5) kontroli przestrzegania innych przepisów porządkowych i administracyjnych , związanych z działalnością publiczna lub obowiązujących w miejscach publicznych oraz sygnalizowanie spraw wymagających natychmiastowej interwencji,
6) sprawdzania spełniania zadań i obowiązków przez administratorów i gospodarzy domów ,
7) kontrola zabezpieczeń prowadzonych na terenie gminy prac inwestycyjno-remontowych,
8) współdziałanie z organizatorami i innymi służbami w ochronie porządku podczas imprez i zgromadzeń publicznych,
9) informowanie społeczności lokalnej o stanie i rodzajach zagrożeń, a także inicjowanie i uczestnictwo w działaniach mających na celu zapobieganie popełnianiu przestępstw i wykroczeń oraz zjawiskom kryminogennym i współdziałanie w tym zakresie z organami państwowymi, samorządowymi i organizacjami społecznymi,
10) konwojowanie dokumentów , przedmiotów wartościowych lub wartości pieniężnych na potrzeby gminy,
33. W Urzędzie działa Gminne Centrum Reagowania. Do zadań Gminnego Centrum Reagowania należy prowadzenie spraw z zakresu realizowania przedsięwzięć niezbędnych do organizacyjnego przygotowania działań reagowania kryzysowego oraz zasad planowania i wdrażania Gminnego Planu Reagowania Kryzysowego w celu zapewnienia właściwych działań na terenie Gminy, współpracy z sąsiednimi gminami i samorządem powiatowym w przypadku reagowania Gminy na zdarzenia kryzysowe o bardzo dużej skali. Skład osobowy, organizacje pracy i szczegółowe zadania Gminnego Centrum Reagowania ustala Burmistrz odrębnym zarządzeniem.
34. W Urzędzie działa Pion Ochrony Informacji Niejawnych, w celu zapewnienia ochrony wytwarzanym i przechowywanym przez Urząd informacji niejawnych. Skład osobowy, organizację pracy i szczegółowe zadania Pionu Ochrony Informacji Niejawnych ustala Burmistrz odrębnym zarządzeniem.
35. Zasady postępowania przy przygotowywaniu projektów uchwał na sesje Rady Miejskiej :
1). Projekty uchwał oraz inne materiały na sesje Rady Miejskiej opracowują i przygotowują wyznaczeni przez Burmistrza pracownicy. W przypadku przygotowywania projektów uchwał i materiałów przez kilku pracowników prace koordynuje Sekretarz.
2). Po uzyskaniu opinii radcy prawnego projekty uchwał wraz z uzasadnieniem podpisanym przez autora , przedkładane są na posiedzenie Kierownictwa Urzędu.
3). Pracownik opracowujący i przygotowujący materiały i projekty uchwał ma obowiązek uzgadniać je z Referatem Finansowo-Budżetowym, jeżeli podjęcie uchwały spowoduje zmiany w budżecie lub planach gospodarczych.
4). Burmistrz przy udziale Kierownictwa Urzędu dokonuje kontroli merytorycznej projektów uchwał, a następnie kieruje je pod obrady komisji rady wraz z pismem przewodnim i pozostałymi materiałami.
36. Obsługa interesantów :
1). Kierownik Referatu Organizacyjnego zapewnia należyta informację w budynku Urzędu ze wskazaniem : nazw komórek organizacyjnych, czasu pracy Urzędu, godzin przyjęć interesantów, w tym przyjęć przez Burmistrza lub Zastępcę. Każdy pokój oznacza się numerem, nazwą komórki organizacyjnej, imieniem i nazwiskiem pracownika, jego stanowiskiem służbowym oraz skróconym zakresem załatwiania spraw.
2). Obsługa interesantów odbywa się codziennie w godzinach pracy Urzędu.
3). Bezpośredni przełożeni zobowiązani są do stałego zapewnienia zastępstw pracowników obsługujących interesantów.
37. Organizacja przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków :
1). Przyjmowanie mieszkańców w sprawach skarg i wniosków odbywa się codziennie w godzinach pracy Urzędu. Burmistrz, Zastępca lub Sekretarz przyjmują mieszkańców w sprawach skarg i wniosków we wtorki, w godz. 12.00-16.00.
2). Skargi, wnioski i petycje wpływające do Urzędu winny być traktowane jako sprawy bardzo pilne i terminowe. Przed ich merytorycznym rozpatrzeniem winny być zbadane z należytą starannością i wnikliwością. Anonimy pozostają w aktach bez rozpatrzenia.
3). Referat Organizacyjny prowadzi centralny rejestr skarg i wniosków. Klasyfikacji skarg i wniosków dokonuje Burmistrz lub Zastępca i niezwłocznie kieruje do załatwienia przez właściwą merytorycznie komórkę organizacyjną.
4). Osoby odpowiedzialne za załatwienie skargi lub wniosku przekazują na bieżąco kopie dokumentów w sprawie do centralnego rejestru.
5). Ostateczna aprobata odpowiedzi na skargę lub wniosek należy do Burmistrza albo upoważnionej przez niego osoby.
38. Udzielanie informacji dziennikarzom :
1). Informacji o działalności Burmistrza oraz Urzędu udzielają dziennikarzom :
a). Burmistrz, albo Zastępca,
b). Pracownik wykonujący zdania rzecznika prasowego,
c). Inni pracownicy wskazani przez Burmistrza.
2) Obsługa informacyjna środków masowego przekazu odbywa się na zasadach określonych w ustawie Prawo prasowe.
39. Zasady podpisywania pism wychodzących :
1). Pisma wychodzące podpisuje Burmistrz,
2). Pracownicy podpisują pisma wychodzące na podstawie i w ramach upoważnienia udzielonego przez Burmistrza.
40. Obsługa prawna Urzędu :
1). Radca prawny podlega służbowo wyłącznie Burmistrzowi.
2). Radca prawny jest niezależny w wydawaniu opinii i nie wolno wydawać mu poleceń o sposobie lub treści wydania opinii.
3). Obsługę administracyjną radcy prawnego zapewnia Referat Organizacyjny.
4). Radca prawny udziela opinii i porad oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa. Pisemne opinie prawne wydawane są na pisemny wniosek lub zapytanie. Do wniosku lub zapytania należy dołączyć niezbędne dokumenty skompletowane zgodnie ze wskazaniami radcy prawnego, który uprawniony jest do domagania się wszelkich wyjaśnień i dokumentów mających związek ze sprawą. Wyjaśnienia oraz treść dokumentów zebranych przez radcę stanowią tajemnicę służbową.
5). Sprawy procesowe prowadzone są przez właściwego merytorycznie pracownika, pod nadzorem radcy prawnego. Wszelką dokumentację do sprawy przygotowuje właściwy pracownik. Występując przed organami orzekającymi, radca prawny jeśli zachodzi taka potrzeba, występuje wraz z właściwym pracownikiem merytorycznym.
41. Kontrola :
1). W Urzędzie prowadzone są kontrole wewnętrzne i zewnętrzne. Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest pod względem legalności, gospodarności, rzetelności, celowości, terminowości i skuteczności.
2). Kontrola wewnętrzna prowadzona jest według rocznego planu kontroli kompleksowych ( obejmujących kontrolę pełnej działalności jednostek organizacyjnych gminy i komunalnych osób prawnych ) i problemowych ( obejmująca kontrolę wyodrębnionych zagadnień w różnych jednostkach). W uzasadnionych przypadkach przeprowadza się kontrole doraźne.
3). Pracownicy Urzędu zobowiązani są do prowadzenia samokontroli. Kierownicy referatów odpowiedzialni są za zorganizowanie i prawidłowe przeprowadzenie kontroli w kierowanym referacie, a także za należyte wykorzystanie wyników i zaleceń pokontrolnych.
4). Zasady kontroli wewnętrznej określa szczegółowo Regulamin kontroli wewnętrznej, ustalony zarządzeniem Burmistrza.
42. Prawa i obowiązki pracowników Urzędu :
1). Pracownik samorządowy jest uprawniony do :
a). Wynagrodzenia stosownego do zajmowanego stanowiska oraz posiadanych kwalifikacji,
b). Dodatku za wieloletnią pracę, nagrody jubileuszowej oraz jednorazowej odprawy przy przechodzeniu na rentę inwalidzką lub emeryturę,
c). Świadczeń przysługujących w związku z podróżą służbową lub przeniesieniem do pracy w innej miejscowości.
2). Do podstawowych obowiązków pracownika Urzędu należy :
a). Dbałość o wykonywanie zadań publicznych oraz o środki publiczne z uwzględnieniem interesów państwa oraz indywidualnych interesów obywateli,
b). Przestrzeganie prawa,
c). Przestrzeganie wewnętrznych przepisów obowiązujących w Urzędzie,
d). Wykonywanie zadań Urzędu sumiennie, sprawnie i bezstronnie,
e). Informowanie organów, instytucji , osób fizycznych oraz udostępnianie dokumentów znajdujących się w posiadaniu urzędu jeśli prawo tego nie zabrania,
f). Zachowanie tajemnicy służbowej i państwowej w zakresie przez prawo przewidzianym,
g). Zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach z obywatelami, współpracownikami, podwładnymi i zwierzchnikami,
h). Zachowanie się z godnością w miejscu pracy i poza nim,
i). Sumienne i staranne wykonywanie poleceń przełożonych,
j). Podnoszenie kwalifikacji zawodowych,
k). Złożenie oświadczenia o stanie majątkowym, na żądanie upoważnionego w sprawach z zakresu prawa pracy przedstawione w imieniu pracodawcy samorządowego.
3). Zasady odpowiedzialności porządkowej i materialnej pracowników Urzędu określa Regulamin pracy Urzędu Miasta i Gminy w Skwierzynie, ustalony przez Burmistrza odrębnym zarządzeniem.
§ 2
Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.
§ 3
Traci moc Zarządzenie Nr 117/IV/2004 Burmistrza Miasta i Gminy Skwierzyna z dnia 16 stycznia 2004r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Skwierzynie.
§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2005r. i podlega ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubuskiego.
Burmistrz Miasta i Gminy
Arkadiusz Piotrowski
Zarządzenie Bumistrza Miasta i Gminy Skwierzyna Nr 99/IV/2005 w sprawie Regulaminu Organizacujnego Urzędu Miasta i Gminy w Skwierzynie.pdf (173.65 Kb)
Zarządzenie Bumistrza Miasta i Gminy Skwierzyna Nr 5/V/2006 w sprawie Regulaminu Organizacujnego Urzędu Miasta i Gminy w Skwierzynie.pdf (183.10 Kb) |
